Tokora

Primer projekta

Digitalizacija dnevnih radnih naloga u kuhinji: od Excel haosa do jednog unosa

Catering firma u Srbiji svako veče priprema raspored kuhinje za sutrašnji dan - desetine klijenata, različiti meniji, različite količine. Tradicionalno se sve to radi ručno u Excelu, jedan fajl po drugom, svako veče iznova.

Problem: jedan unos, pa ručno prepisivanje na pet mesta

Svako veče dispečer unosi sutrašnji meni i broj porcija za desetine različitih klijenata - škole i predškolske ustanove, firme, veći lanci sa više lokacija. Iz tog jednog Excel fajla, dispečer zatim rukom izvodi: listu za pripremu (šta i koliko da se skuva), listu za mesaru (šta da se naruči i iseče) i posebnu dostavnicu za svakog klijenta. Ovo oduzima i do 3 sata dnevno jednoj osobi, svakog dana, sa visokim rizikom greške pri prepisivanju brojeva između listova. Dodatna komplikacija: neki klijenti imaju posebne obroke - na primer zbog alergija ili dijeta - koji se moraju računati i pripremati odvojeno od glavne količine, a to se lako pogreši kada se radi ručno.

Rešenje: jedan unos, sistem generiše ostalo

Tokora je izgradila web aplikaciju (Next.js + Supabase) gde dispečer jednom unese sutrašnji meni i broj porcija po klijentu. Sistem automatski generiše listu pripreme, listu za mesaru i dostavnice po klijentu, sa izvozom u xlsx i izveštajima o utrošku i obrocima - uključujući posebne obroke koji se računaju odvojeno.

Status: prva verzija gotova, u uvođenju

Svih šest planiranih faza je isporučeno: osnova sistema, recepti i meni plan, narudžbine i alergeni, proizvodni listovi, izvoz i štampa, i izveštavanje. Sistem trenutno prolazi kroz uvođenje u svakodnevni rad firme. Stvarne uštede vremena u produkciji još nisu merene - ono što je sigurno je polazno stanje (do 3 sata ručnog rada dnevno) i izgrađena sposobnost sistema da iz jednog unosa generiše sve potrebne liste i dostavnice.

Pitanja i odgovori

Često postavljena pitanja

Da li ovakav sistem mora da zameni ceo Excel odjednom?

Ne. Sistem je projektovan da prvo preuzme dnevni unos menija i narudžbina - korak koji se svakodnevno ponavlja i nosi najviše rizika od greške - a izvoz u xlsx ostaje dostupan za sve koji žele da nastave da rade sa tabelama.

Šta ako menadžer i dalje želi Excel izveštaj?

Izvoz u xlsx je ugrađen u sistem - liste pripreme, liste za mesaru i izveštaji o utrošku mogu se preuzeti kao Excel fajlovi kad god je to potrebno.

Koliko je ovakav sistem prilagodljiv za drugu vrstu firme (npr. proizvodnju umesto kuhinje)?

Osnovni obrazac - jedan strukturisan unos koji automatski generiše više nizvodnih lista i izveštaja - generalizuje se na slične tokove dispečovanja i planiranja proizvodnje, ne samo na kuhinju. Konkretna implementacija se prilagođava terminologiji i koracima te firme, ali princip ostaje isti.